Wenn Prozesse klemmen – wie Sie mit kleinen Schritten große Wirkung erzielen

Fast jedes kleine und mittlere Unternehmen kennt die Situation: Aufträge stauen sich, Liefertermine rücken gefährlich nah, und trotzdem scheint der Alltag mehr von Suchen, Umräumen und Abstimmen bestimmt zu sein als von tatsächlicher Wertschöpfung. In solchen Momenten spüren alle Beteiligten: Irgendetwas läuft nicht rund. Doch der Gedanke, eine große Prozessoptimierung anzustoßen, löst oft eher Skepsis aus. Zu teuer, zu aufwendig, zu riskant – gerade wenn der Betrieb ohnehin am Limit läuft.

Die gute Nachricht: Es muss nicht immer ein umfassendes Reorganisationsprojekt sein, um spürbare Verbesserungen zu erreichen. Häufig sind es kleine, gezielte Schritte – sogenannte „Quick Wins“ –, die für Entlastung sorgen und sofort Wirkung zeigen.

Kleine Schritte statt großer Wurf

„Quick Wins“ sind bewusst einfach gehaltene Maßnahmen, die schnell umsetzbar sind und ohne großen Planungsaufwand zu Ergebnissen führen. Sie haben drei entscheidende Vorteile:

1. Schnelle Wirkung – Veränderungen werden sofort sichtbar und spürbar.

2. Geringes Risiko – weil keine tiefgreifenden Umstellungen nötig sind, bleibt der Betrieb stabil.

3. Hohe Akzeptanz – Mitarbeitende sehen den Nutzen direkt im Alltag und sind eher bereit, weitere Veränderungen mitzutragen.

Typische Ansatzpunkte sind zum Beispiel:

• Werkzeuge und Hilfsmittel so platzieren, dass unnötige Wege entfallen.

• Materialflüsse optimieren, indem Transport- oder Zwischenlagerwege verkürzt werden.

• Beschriftungen und Ablageorte vereinheitlichen, damit jeder sofort weiß, wo was zu finden ist.

• Standard-Arbeitsplätze einführen, die klar strukturiert und leicht zu bedienen sind.

Ein Praxisbeispiel aus dem Alltag

In einem Fertigungsbereich eines mittelständischen Unternehmens fiel auf, dass Mitarbeitende mehrmals täglich quer durch die Halle liefen, um spezielle Werkzeuge zu holen. Das kostete nicht nur Zeit, sondern unterbrach auch den Arbeitsfluss. Die Lösung war denkbar einfach: Ein zusätzlicher Werkzeugwagen direkt am Arbeitsplatz, bestückt nach einem festgelegten Standard.

Die Umsetzung dauerte nur wenige Stunden, kostete kaum Geld – und brachte sofort eine spürbare Entlastung. Die Wege reduzierten sich, die Arbeit wurde ruhiger, und die Mitarbeitenden konnten sich wieder stärker auf ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren.

Dieses Beispiel zeigt: Oft liegen die Verbesserungspotenziale direkt vor der Nase – man muss sie nur sehen und anpacken.

Wie Sie die ersten Quick Wins identifizieren

Der erste Schritt ist immer die Beobachtung. Gehen Sie bewusst in den Arbeitsbereich, schauen Sie den Mitarbeitenden über die Schulter und hören Sie zu. Häufig bekommen Sie schon in den ersten Minuten ein Gefühl dafür, wo unnötige Schritte, Wartezeiten oder Doppelarbeiten entstehen.

Fragen Sie sich:

• Wo suchen Mitarbeitende regelmäßig nach Werkzeugen oder Material?

• Wo stauen sich Aufträge oder Informationen?

• Welche physischen Handgriffe wiederholen sich, ohne dass sie wirklich Mehrwert schaffen?

Wichtig ist, den Fokus nicht auf Schuldzuweisungen zu legen, sondern gemeinsam nach Lösungen zu suchen. Die besten Ideen kommen oft aus dem Team selbst.

Fazit

Wer auf den perfekten Zeitpunkt oder den großen Wurf wartet, verpasst oft die Chance auf sofortige Entlastung. Kleine, pragmatische Veränderungen wirken nicht nur schnell, sondern motivieren auch für die nächsten Schritte. Und genau diese kleinen Erfolge sind es, die langfristig den Weg zu stabilen und effizienten Prozessen ebnen.

Wo klemmt es bei Ihnen? Lassen Sie uns gemeinsam den ersten Quick Win finden – praxisnah, ohne große Theorie und mit sofortigem Nutzen.